زمانی که فردی در یک مرکز درمانی بستری می شود برای وی پرونده بالینی تشکیل می گردد که در این پرونده کلیه اقدامات تشخیصی و درمانی انجام شده برای بیمارو نیز وضعیت بیمار در طی دوران بستری ، دارویهای تجویزی شده و سایر موارد مربوط به بیماری فرد ثبت می گردد. پرونده بالینی نه تنها ارزش پزشکی و درمانی دارد بلکه از نظر قانونی نیز واجد ارزش و اهمیت بسیار زیادی می باشد به گونه ای که بیمار یا بستگان وی می توانند به استناد این پرونده نسبت به اقدامات انجام شده، از کادر درمانی شکایت نمایند و کادر درمانی نیز می تواند در دفاع از خود ،به پرونده بالینی استناد نماید. از این رو پرونده بالینی به عنوان یک سند معتبر در مراجع قضایی مورد استفاده و بررسی قرار می گیرد به این منظور باید حفظ و نگهداری پرونده بالینی بیماران دارای شرایط خاص و مطمئنی باشد تا این مدارک از دستکاری احتمالی در امان بماند. بدین جهت مراکز درمانی بعد از ترخیص بیماران ، پرونده بالینی آنان را در واحد مدارک پزشکی نگهداری می نمایند به گونه ای که در مدارک پزشکی بیمارستانها امکان دسترسی به پرونده بالینی بیماران، به راحتی و بدون دستور ریاست بیمارستان مقدور نمی باشد که این محدودیت حتی پزشکان معالج را نیز شامل می گردد. از طرف دیگر امکان دسترسی بیماران و همراهان ایشان به پرونده بالینی بیمارستانی نیزمحدود گشته است و این افراد تنها می توانند کپی برگه خلاصه پرونده بالینی را ازمدارک پزشکی دریافت دارند اما در دو حالت کپی پرونده بالینی تحویل می گردد 1) به دستور مقامات قضایی و انتظامی از جمله دادسرا، دادگاه ، سازمان پزشکی قانونی و سازمان نظام پزشکی که در این حالت کپی پرونده بالینی ، برابر اصل شده و در پاکت در بسته به مراکز مذکور ارسال می گردد 2) به درخواست پزشک معالج جدید بیمار که خارج از سیستم بیمارستان می باشد، و به منظور درمان بهتر بیمارش نیاز به مدارک پزشکی بیمار مذکور دارد که مرکز درمانی با اطلاع و اجازه ریاست بیمارستان در پاسخ نامه کتبی از پزشک معالج جدید بیمار، برگه های مورد نیاز از پرونده بالینی را کپی وارسال خواهد نمود پس باید توجه داشت که پرونده بالینی بیماران در مراکز درمانی نه متعلق به پزشک و کادر درمانی است و نه متعلق به بیمار و همراهان وی ، بلکه متعلق به مدارک پزشکی بیمارستان است که در موارد لازم بر اساس ضوابط و قواعد خاص مورد بهره برداری قرار گیرد لذا عدم امکان دسترسی آسان و بی قید و شرط پزشکان و بیماران به پرونده بالینی بعد از ترخیص بیمار امری منطقی و قانونی می باشد و نباید مورد گلایه و شکایت هیچ کدام از این افراد قرار گیرد